お仕事に活かす・・・基礎から学ぶエクセル講座
 
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作成したワークシート・表の印刷方法

印刷に関して便利な機能を知らないばかりに、改めて新しい表を作ったりすることはありませんか。
便利な機能を駆使して、手際よく印刷しましょう。









1 印刷プレビュー

  印刷する前に、まずは、印刷プレビュー・・・


2 1ページに縮小印刷してしまう

  ほんの少しだけ、次のページができてしまったら、1ページに収めてしまいます。


3 ヘッダー・フッターの設定

  印刷用紙の上部余白「ヘッダー」、下部の余白「フッター」を印刷することができます。


4 改ページプレビュー

  改ページプレビュー機能で任意のページ区切り・・・


5 タイトル印刷の設定

  複数ページにまたがる作表で、どのページにもタイトルを表示する


1 印刷プレビュー


印刷する前に、まずは、印刷プレビュー・・・

表が完成し、印刷する場合は、まず、仕上がり具合を確認します。

メニューの「ファイル」−「印刷プレビュー」をクリックするか、ツールボタンの「印刷プレビュー」をクリックします。



初期設定のA4サイズの紙にこのように配置されて印刷されることになります。



この状態でマウスポインタを紙の上に合わせると、マウスポインタは虫眼鏡になっています。ここでクリックすると、クリックした場所を中心に拡大表示されます。

もう一度クリックすると、全体表示に戻ります。

ここで、画面の左上を確認してください。

「次エージ」があります。このボタンが、アクティブな状態であることは、次のページがあることを示しています。
また、画面左下を確認すると「1/4ページ」などのように、現在表示しているページ、全体のページ数が表示されています。

「次ページ」をクリックすると、次のページが表示されます。
最後のページまで行くと、このボタンは使えなくなり、前ページボタンが使えるようになります。

ページの状態を確認し、このまま印刷する場合は、上にある「印刷」のボタンをクリックして印刷を開始します。

印刷の設定、プリンタの設定は別ページで説明します。

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2 1ページに縮小印刷してしまう


ほんの少しだけ、次のページができてしまったら、1ページに収めてしまいます。

Excelでは、表を作成している時点で、用紙への収まり具合がわかりません。

印刷プレビューで用紙への収まり具合を確認しますが、ほんの少しだけ、次のページに行ってしまうことがあります。

こんなときは、全体を縮小して1ページに収めてしまいますが、セル幅や行の高さを調整するのではなく、出来上がった表はそのままで、印刷だけを全体に縮小することができます。

・まず、印刷プレビューで全体を確認します。

・印刷プレビュー画面の「次ページ」ボタンをクリックして、1ページに収めても無理がないかどうかを確認します。

「次ページ」 ボタンをクリックします。
「ページ設定」のダイアログボックスが表示されます。


「ページ」のタブがアクティブであることを確認し、
「次のページ数に合わせて印刷」の○をクリックして、◎にします。
 横1 × 縦1 になったことを確認し、OKボタンをクリックします。

全体が縮小され、、「次ページ」ボタンが使えなくなっていることで、1ページに収まったことが確認できます。

 横1 × 縦1 の数値を変更することで、縮小の度合いを調整することができます。

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3 ヘッダー・フッターの設定


印刷用紙の上部余白「ヘッダー」、下部の余白「フッター」を印刷することができます。

用紙の上部や下部の余白部分にページ番号や日付、ワークシート名、ロゴマークなどを挿入することができます。

特に、ページ番号は全体のページ数、それぞれの連番のページ番号を自動で印刷することができます。

・印刷プレビューの状態で、「設定」 ボタンをクリックします。

「ヘッダー/フッター」のタブを選択します。



「ヘッダーの編集」ボタンをクリックすると、「ヘッダーの編集」ダイアログボックスが表示されます。
「フッターの編集」ボタンをクリックすると、「フッターの編集」ダイアログボックスが表示されます。



ヘッダー・フッターの挿入場所を 左・中央・右 のボックスをクリックして選んでおきます。

挿入したい内容はツールボタンで操作します。



左から
フォントの編集、ページ番号、全体のページ数、日付、時刻
などを挿入することができます。

任意の文字を入力することもできますので、たとえば、
(ページ番号)/(全体のページ数)⇒ 2/50 のように表示することができます。

※(指定しない)と表示されている部分の右端 V をクリックして表示されるメニューから指定することもできます。

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4 改ページプレビュー


改ページプレビュー機能で任意のページ区切り・・・

エクセルでは、作表時点では用紙への収まり具合が判断できません。

印刷プレビューで、用紙への収まり具合を確認しますが、複数ページにまたがる作表の場合、思わぬところで改ページになることがあります。

こんなとき、改ページプレビューの機能を使うと便利です。

わざわざ、余計な行を加えて調整する必要はありません。
また、改ページは「挿入」−「改ページ」で行うこともできますが、改ページプレビューの機能のほうがお勧めです。

・印刷プレビューで表示される「改ページプレビュー」ボタンをクリックして、改ページプレビューの状態にすると、画面に青い実線と点線が表示されます。

青い実線は印刷範囲を示しています。
青い点線はページの区切りを示しており、各ページごとに「1ページ」のような表示もなされます。

印刷する・しないの範囲は青い実線を移動することにより、設定できます。

ページの区切りは青い点線を移動することにより、設定できます。

この設定で、用紙より大きいサイズの範囲を指定した場合は、自動的に縮小印刷となります。

・改ページプレビューの状態を解除するボタンはありません。
 メニューの「表示」−「標準」で通常の画面表示になります。

※改ページプレビューを実行して、通常画面に戻ると、グリッド線の一部が点線になる箇所があります。これは、ページの区切りを表しています。

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5 タイトルの印刷

作成したワークシートの一部分(行・列)を複数ページに印刷することが出来ます。各ページにタイトルを印刷する場合などに便利な機能です。

メニューバーの「ファイル」−「ページ設定」のダイアログボックスを開きます。



同じダイアログボックスは、印刷プレビュー画面から表示することができますが、タイトル印刷の機能はメニューの「ファイル」から実行したときだけ、設定できます。

たとえば、行のタイトルに「1:2」のように、すべてのページに印刷したい行番号を指定します。(ワークシートの行番号をドラッグする)

このようにして指定した行は、印刷の際、それぞれのページに印刷されます。
印刷プレビューで確認することもできます。

※列の場合も列番号を指定することで、同様の指定ができます。


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