お仕事に活かす・・・基礎から学ぶエクセル講座
 
 エクセルをたのしみながら身につけられるよう、日常生活に密接したシステムなどをテーマに、そのシステム作成に必要なExcel関数や、基礎的な操作について解説しています。

 

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エクセルの応用操作について説明しています







1 ピボットテーブル

  データリストから簡単にマトリックス表を作ることができます。


2 マクロ機能

  エクセルの操作をプログラム化して、処理を自動で行います。



エクセルの応用操作として、ピボットテーブルとマクロを取り上げています。

いずれも、入門レベルの記述としております。

ピボットテーブルは、ウィザードが用意されていて、指示通りに処理すると、案外簡単に操作できます。
習うより慣れよ、で操作してみることをおすすめします。

マクロについては、奥が深く、ビジュアルベーシックのプログラマレベルまで使いこなさなければ、マスターしたとは言えません。
このサイトでは、入口だけを紹介しています。



ピボットテーブル


データリストから簡単にマトリックス表を作ることができます。

日々、時々刻々に発生するデータは、発生ごとにデータとして記録されます。

これを並べ替えたり、目的の条件に合ったデータを抽出することは比較的簡単にできますが、縦横のマトリック状の表にするために、改めてデータを入力しなおしてはいませんか。

【元のデータ】

担当者名  地域  売上・・・

Excelに用意されているピボットテーブルの機能を使えば、データリストから、分析のための表に作り直すことができます。

もとの表は発生の都度、記録されています。

このデータリストを担当者別、地域別に集計してみましょう。

目標イメージはこうです。

      北海道  九州・・・・・・  合計
担当者1
担当者2
 ・・・
 合計

ピボットテーブルの機能を知らなければ、データを並べ替えたり、抽出したりして、新しい表にデータを入力します。

ピボットテーブルの操作はこうです。

データベースの操作は、まず、表の中のどこかのセルをクリックしてアクティブにします。

メニューの「データ」−「ピボットテーブルとピボットグラフレポート」をクリックします。


 「Excelのリスト/データベース」 と 「ピボットテーブル」 を選択し、
 「次へ」進みます。



リスト範囲はあらかじめアクティブセルをリストの中においているので、自動で正しく認識されているのを確認し、次へ進みます。



新規ワークシートを選んで完了です。

ピボットテーブルのフォーマットとフィール名リスト、ツールボタンが表示されます。
フィ-ルド名をドラッグして表の中にドロップします。

あっという間に、マトリックスの分析・集計表が完成します。



このテーブルはさまざまな形に編集することができますし、このテーブルから簡単にグラフを作成することもできます。

Excelを勉強していても、ピボットテーブルまで使いこなす方は少ないようです。
この強力ツールを使わないのはもったいないですよ。

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マクロ機能


エクセルの操作をプログラム化して、処理を自動で行います。

エクセルの表を作成し、実際の操作を行うとき、操作手順を忘れたり、間違ったり、あるいは、Excelに不慣れな人に処理をお願いするなど、いつでも同じ操作ができるようにしておくと便利です。
ボタンを作って、ボタンひとつで複雑な処理が自動的に進んでいく、ラクですし、間違いが起こりません。

【エクセルのマクロの概要】
Excelのマクロ作成は、自動記録で行います。
記録開始の合図をしてから、通常の操作を行い、その操作を記録してもらいます。
記録はVBA(ヴィ・ビー・エー)Visual Basic for Applications というプログラミング言語で行われます。
記録終了の合図で、記録が終了します。

VBAは記録によらず、キーボードから入力することも可能です。

プログラマでもなく、VBA初心者は、いったん自動記録してもらい、その後、部分的に修正するのがいいでしょう。

なお、Excel-VBAは一般のVBプログラムと似てはいますが、Excel専用のプログラミング言語であると認識しておいたほうがいいようです。アプリケーションによって(たとえばAccess)多少、違いがあります。

【マクロの自動記録】
メニューの「ツール」−「新しいマクロの記録」をクリックします。


マクロ名のテキストボックスに任意の名前を入力します。

ctrl+□の□にはアルファベット1文字を入力します。
マクロを実行する際、Ctrlキーを押しながら指定したキーを押すと、マクロが実行されることになります。
(省略してもかまいません)

「OK」ボタンをクリックすると、記録が開始されます。
何気ないクリックや、画面スクロールなどもすべて記録されますし、誤った操作ややり直しも記録されますから、慎重に操作します。

一通りの操作が終了したら、「記録終了」のボタンをクリックして終了します。

【マクロの編集】
一度記録したマクロは、プログラムを直接編集することができます。

メニューの「ツール」−「マクロ」−「マクロ」をクリックして表示される記録済みのマクロから目的のマクロを選び、表示されたVBAのプログラムを直接修正していきます。

VBAプログラムはエクセルのブックの保存時に保存されますから、VBAのみの保存は気にしなくてもかまいません。

【マクロの実行】
メニューの「ツール」−[マクロ」−「マクロ」をクリックして表示されるマクロの一覧から目的のマクロを選び、「実行」ボタンをクリックします。

実行の都度、メニューから選ぶのは面倒ですので、通常は、先に述べたCtrlとの組み合わせのショートカットキーを使うか、ボタンから行います。

ボタンは、フォームツールバーの「ボタン」をクリックして作成します。このボタンに作成済みのマクロを割り当てることによって、実行することができるようになります。

【ウィルスについて】
マクロはプログラムであり、コンピュータウィルスに感染しやすいと言われています。
このため、マクロが設定されているブックを開く際、その注意が表示されます。
マクロを実行するにはセキュリティレベルを「中」にしておかなければなりません。


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