お仕事に活かす・・・基礎から学ぶエクセル講座
 
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エクセルにおける関数の使い方・式の作り方を説明しています


1 関数とは

  関数を使えば、計算式を短くすることが出来ます。・・・・・


2 合計の計算 SUM関数

  表のデータの縦合計、横合計、日常業務でよく使う計算です。


3 最大値を求める MAX関数

  データ範囲の中から最大値を求めます。


4 最小値を求める MIN関数

  データ範囲の中から、最小値を求めます。


5 平均を求める AVERAGE関数

  データの平均はAVERAGE関数で求めます。


6 データ数を数える COUNT関数

  数値データの数をCOUNT関数で数えます。


7 関数ウィザードを使った関数式の作成

  関数ウィザードを使うと、誤りを防ぐことが出来ます。


1 関数とは


関数を使うことにより、計算式を短くすることが出来ます。・・・・・


たとえば、セルA1〜A1000にデータが入力されているとします。

この合計を算出する式は
=A1+A2+A3+・・・・・ とA1000まで記載しなければならず、とんでもなく長い式になってしまいます。

関数を使うと、
=SUM(A1:A1000) で完成です。

この関数式で SUMの部分は関数の種類を表し、この例ではサム関数です。

( )の中を引数(ひきすう)といい、数値やセル番地を指定します。
セル番地の間の「:」(半角のコロン)は範囲を表すときのセル番地の区切りです。

飛び飛びのセル番地を指定する場合は「,」(半角のカンマ)を使います。

この例では、セルA1〜A1000の範囲を引数として指定しています。

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2 合計の計算 SUM関数


表のデータの縦の合計、横の合計は、日常業務でよく使う計算です。

このような表を作っています。



大泉さんの合計点を計算しましょう。

まず、計算結果を表示するセルG4をクリックして、アクティブにします。

ツールバーの煤iオートSUM)をクリックします。
セルG4に =SUM(D4:F4) と表示され、セルD4〜F4がアニメーションの点線で囲まれます。



セルD4〜F4に入力されているデータを合計します、よろしいですか? と聞いています。
今回はこれでいいので、もう一度狽クリックするか、Enterキーを叩きます。

セルG4に、計算結果の「275」が表示されます。
セルG5〜G7のセルには、この計算式をオートフィル機能を使って、コピーします。
計算式が入っているセルG4をクリックしてアクティブにします。
セルの右下隅の小さな■をセルG7までドラッグ&ドロップします。

結果の合計を確認してください。

セルD8〜F8の科目別合計も同様の方法で求められます。

※この表のように、データセルと合計を出すセルが隣接している場合は、縦横一挙に計算する方法があります。
まず、データセルと、合計を表示するセルを範囲選択します。



煤iオートSUM)ボタンをクリックすると、あっという間に、縦横の合計が計算されます。
数式バーを見て、SUM関数を使った計算式であることを確認してください。

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3 最大値を求める MAX関数


データ範囲の中から最大値を求めます。

データの最大値はオートSUM(煤jボタンの右の▼から関数式を作って求めます。

まず、国語の最高点を求めるセルD10をアクティブにします。

買{タンの右にある小さな▼ボタンをクリックして、「最大値」を選びます。
=MAX(D4:D9)と表示されます。
D8は合計点、D9は平均点であり、これは間違っています。
マウスでセルD4からD7まで、正しい範囲を選択しなおします。
関数式が =MAX(D4:D7) になったことを確認してEnterキーを叩きます。

セルD10に国語の最高点 90 が表示されます。

セルD10をアクティブにして、右下隅の小さい■をG10までドラッグ&ドロップします。
正しい最高点が求められたことを確認してください。



※買{タンの右に小さな▼ボタンが出来たのは、バージョン2003からです。
古いバージョンのExcelにこのボタンはありません。

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4 最小値を求める MIN関数


データ範囲の中から最小値を求めます。

データの最小値はオートSUM(煤jボタンの右の▼から関数式を作って求めます。

まず、国語の最低点を求めるセルD11をアクティブにします。

買{タンの右にある小さな▼ボタンをクリックして、「最小値」を選びます。
=MIN(D4:D10)と表示されます。
D8は合計点、D9は平均点、D10は最高点であり、これは間違っています。
マウスでセルD4からD7まで、正しい範囲を選択しなおします。
関数式が =MIN(D4:D7) になったことを確認してEnterキーを叩きます。

セルD11に最低点 75 が表示されます。

セルD11をアクティブにして、右下隅の小さい■をG11までドラッグ&ドロップします。
正しい最低点が求められたことを確認してください。



※買{タンの右に小さな▼ボタンが出来たのは、バージョン2003からです。
古いバージョンのExcelにこのボタンはありません。

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5 平均を求める AVERAGE関数


データの平均はAVERAGE関数で求めます。

データの平均値はオートSUM(煤jボタンの右の▼から関数式を作って求めます。

まず、国語の平均点を求めるセルD9をアクティブにします。

買{タンの右にある小さな▼ボタンをクリックして、「平均」を選びます。
=AVERAGE(D4:D8)と表示されます。
D8は合計点であり、これは間違っています。
マウスでセルD4からD7まで、正しい範囲を選択しなおします。
関数式が =AVERAGE(D4:D7) になったことを確認してEnterキーを叩きます。

セルD9に国語の平均点 81.3 が表示されます。

セルD9をアクティブにして、右下隅の小さい■をG9までドラッグ&ドロップします。
正しい平均点が求められたことを確認してください。



※買{タンの右に小さな▼ボタンが出来たのは、バージョン2003からです。
古いバージョンのExcelにこのボタンはありません。

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6 データ数を数える COUNT関数


数値データの数をCOUNT関数で数えます。

 

数値データの個数はオートSUM(煤jボタンの右の▼から関数式を作って求めます。

まず、国語の受験者数を求めるセルD12をアクティブにします。

買{タンの右にある小さな▼ボタンをクリックして、「データの個数」を選びます。
=COUNT(D4:D11)と表示されます。
D8〜D10は合計点、平均点、最高点、最低点であり、これは間違っています。
マウスでセルD4からD7まで、正しい範囲を選択しなおします。
関数式が =COUNT(D4:D7) になったことを確認してEnterキーを叩きます。

セルD12に国語の受験者数 4 が表示されます。

セルD12をアクティブにして、右下隅の小さい■をG12までドラッグ&ドロップします。
正しい受験者数が求められたことを確認してください。



※買{タンの右に小さな▼ボタンが出来たのは、バージョン2003からです。
古いバージョンのExcelにこのボタンはありません。

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7 関数ウィザードを使った関数式の作成


関数ウィザードを使うと、誤りを防ぐことが出来ます。

 

関数式はセルにキーボードから入力することが出来ますが、カッコやダブルクォーテーションの付け忘れ、半角・全角の区別など、誤りを防ぐことができます。

うろ憶えの関数の引数なども確認しながら、式を作ることが出来ます。

[検索・行列]関数である「VLOOKUP」関数を例に、関数ウィザードの使い方を説明します。

VLOOKUP関数はコード番号に対応する品名・単価などを検索するような場合に便利な関数です。

コンパクトな例として、次の表があります。
セルC4に生徒番号1001に対応する生徒氏名を別表の「生徒名簿」から検索します。



セルC8がアクティブであることを確認し、オートSUM関数狽フ右の▼をクリックします。
「その他の機能」を選びます。
(数式バーの左にある fx ボタンをクリックしても同様です)
「関数の挿入」ダイアログボックスが表示されます。



【関数の挿入ダイアログボックスの使い方】
「関数の検索」欄に自然語で何をやりたいのか入力して、関数を検索することが出来ます。たとえば「合計を出したい」と入力すると、SUM関数を探してくれます。

「関数の分類」がわかっていれば、しぼりこむことが出来ます。しかし、たとえば、SUM関数がどの分類なのか、初めはわからないものです。
今回は使いたい関数名がVLOOKUP関数だとわかっているので、「すべて表示」にしておきます。
通常、よく使う関数は限られているので、「最近使った関数」にしておくのも、使いやすいです。

「関数の一覧」には上で絞り込んだ関数名が表示されます。
関数名をクリックすると、式の構造、必要な引数などの説明が出てきます。

「関数の一覧」の枠内のどこかをクリックして、アクティブにしておきます。
キーボードから半角の「V」(VLOOKUPの頭文字1字)を入力します。

Vから始まる関数が表示されます。
VLOOKUPをクリックして選択し、右下「OK」ボタンをクリックします。

VLOOKUP関数は4つの引数が必要です。
それぞれの引数欄に、ワークシートのセルをクリックしたり、範囲を指定するなどして、テキストボックスに入力します。
すべての、引数の指定が終わった状態を下に示します。



右下「OK」ボタンをクリックすると、式が完成し、セルC8には「佐々木花子」と表示されます。

完成した式は次のとおりです。
=VLOOKUP(B8,$B$3:$C$5,2,0)
式の中の$は「絶対参照」を表しています。

「絶対参照」については別ページで説明しています。

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