1　データベースの基本

　　Excelには強力なデータベース機能があります。

2 ウィンドウ枠の固定

　　大きい表を見るとき、表の一部分を常に表示しておくことができます。

3 ボタンを使ったデータの並べ替え

　　ボタンひとつで昇順・降順にデータを並べ替えることができます。

4 ダイヤログボックスを使った並べ替え　

　　ダイヤログボックスを使うと、並べ替えの条件をいくつも指定することができます。　

5　オートフィルタでの抽出

　　リストの中から、条件に合致するデータだけを抽出することができます。

6　フィルタオプションによる抽出

　　複雑な条件を組み合わせて目的のデータを抽出することができます。

7　集計後のデータのコピーと貼り付け
　　アウトラインレベル２の結果だけをコピー＆ペースト

1　データベースの基本 Excelには強力なデータベース機能があります。 Accessなどの本格的なデータベースソフトを使わなくても、エクセルでもかなりのデータベース機能が使えます。 データベースで行う機能は、並べ替えやフィルタ（抽出）などです。 データベースとなる表をエクセルでは「リスト」と呼んでいます。 項目名は列見出しまたは「フィールド名」と呼びます。 フィールド内では同一のデータでなければなりません。たとえば、氏名の欄に住所があると、データベースとは言えません。 １行ごとのデータを「レコード」と呼びます。 Excelのワークシートの行数は65,536行ですから、扱えるデータ数は約65,000レコードと考えておくほうがいいでしょう。 このページのTOPへ 2　ウィンドウ枠の固定 大きい表を見るとき、表の一部分を常に表示しておくことができます。 データ数が多い場合や、フィールド名（項目名）が多い場合など、表の一部分しか見えず、困ることがあります。 右のデータを見たいため、右にスクロールすると、行の項目名がわからない、下のデータを見るためスクロールすると、列名がわからなくなる。 右を見たり、左に戻ったり・・・下を見たり、上に戻ったり・・・。 列名や行の項目名が固定されていて、いつでも表示されていると便利ですね。 この機能はデータベースの機能とはいえませんが、列や行、また列と行を固定することができます。 ・列を固定する 　固定したい列の１つ右の列番号（A,B,C・・・）をクリックします。 　A列を常に表示したければ、列番号Bをクリックします。 　メニューの「ウィンドウ」−「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。 ・行の固定 　固定したい行の１つしたの行番号(1,2,3,・・・）を　クリックします。 　1行目を常に表示したければ、行番号１をクリックします。 　メニューの「ウィンドウ」−「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。 ・行列の両方固定 　固定したい列・行の交点の右下セルをアクティブにして、「ウィンドウ」−「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。 　（1行目とA列を常に表示したい場合は、セルB2をアクティブにします） ・固定の解除 　ウィンドウ枠を固定している状態で、メニューの「ウィンドウ」をクリックすると、「ウィンドウ枠固定の解除」になっています。ここをクリックすると、解除することができます。 このページのTOPへ 3　ボタンによるデータの並べ替え ボタンひとつで昇順・降順にデータを並べ替えることができます。 社員名簿があります。 この名簿は社員番号順に並んでいますが、氏名の順、年齢順、出身地順などに並べ替えたいことがあります。 ボタンでの並べ替えは、並べ替えの基準とする列をアクティブにし、昇順に並べるか、降順に並べるかでボタンを使い分けます。 必ず、基準にするフィールドのどこかをアクティブにしておきます。 範囲指定はしません。 範囲を選択すると、そのセル内だけの並べ替えとなり、データの整合性が崩れます。 同一フィールド内にカナ・英数などが混在する場合、次の優先度で順番が決められます。 　1.数値　　2.アルファベット　　3.カナ　　4.かな　　5.　漢字コード　　6.日付 漢字の場合、エクセルの初期設定では漢字入力の際に、入力したかなをふりがな情報として持っており、その「かな」の五十音順で並べ替えを行います。 漢字で並べ替えを行う場合は、漢字のコード番号順となります。 おおよそ音読みの順になりますが、必ずそうなるとは限りません。 このページのTOPへ 4　ダイアログボックスによる並べ替え ダイヤログボックスを使うと、並べ替えの条件をいくつも指定することができます。 五十音順で、年齢順で、出身地順に・・・などと、並べ替えの条件を複雑に指定したいことがあります。 この場合は、ダイアログボックスを使って並べ替えを行います。 ダイヤログボックスは、メニューの「データ」−「並べ替え」をクリックすると表示されます。 この際、アクティブセルがリストの中に無ければエラーになります。 必ず、表の中のどこかをクリックしておきます。 リスト範囲は自動的に認識され、リスト全体が範囲選択状態となります。 最優先されるフィールド名、２番目に優先されるフィールド名、３遍目に優先されるキーをそれぞれ昇順にするのか降順にするのか、指定することができます。 ダイヤログボックスの下部に、範囲の先頭行　○タイトル行　○データ　の表示があります。 範囲指定された一番上を、並べ替えの対象にするかしないかの指定です。 オプションのボタンをクリックすると、オプションのダイアログボックスが表示されます。 「行単位」の並べ替えをするのか、「列単位」の並べ替えをするのか、また、ふりがな情報を使うのか使わないのかを指定することができます。 ※ふりがな情報は、漢字変換の際、入力したかな情報を保有します。 　たとえば、小泉という文字を「しょう　せん」で入力し、変換すると、かな情報は「しょう　せん」になります。 ※エクセルが保有している「かな情報」はメニューの「書式」−「ふりがな」−「表示／非表示」で確認することができます。 　古いバージョンにこの機能はありません。 このページのTOPへ 5　オートフィルタによる抽出 リストの中から、条件に合致するデータだけを抽出することができます。 データの抽出には、オートフィルタの機能が簡便です。 リストの中のどこかのセルをアクティブにし、メニューの「データ」−「オートフィルタ」を選択します。 リストのそれぞれのフィールド名の部分に▼ボタンが表示されます。 この▼ボタンをクリックすると、そのフィールドに入力されているデータの一覧が表示されます。 この例では、出身地を選んでいます。表示されたデータの中から目的のデータをクリックすると、該当しないデータは非表示となります。 オートフィルタの機能にはほかにも次のような機能があります。 ・トップテンオートフィルタ 上位または下位から、指定した個数のデータを選び出すことができます。 ・オートフィルタオプション オプション機能を使うと、複雑な条件を指定して抽出することができます。 ※フィルタモードを解除するには、メニューの「データ」−「フィルタ」−「オートフィルタ」をクリックします。 このページのTOPへ 6　フィルタオプションによるデータの抽出 複雑な条件を組み合わせて目的のデータを抽出することができます。 データの抽出は、オートフィルタ機能を使うのが簡単ですが、複雑な条件になると、オートフィルタではできないこともあります。 フィルタオプションの機能は、より複雑な条件を設定する場合に使用します。 メニューの「データ」−「フィルタ」−「フィルタオプションの設定」をクリックします。 フィルタオプション機能を使う場合は、この図のように、条件を設定する欄をあらかじめ作る必要があります。(B2:E4) 条件として指定するフィールドのみを作ればいいのですが、フィールド部分をすべてコピーするほうが、ラクですので、そのようにしてみました。 この例では年齢が40歳以上、または、出身地が千葉県である人を抽出しようとしています。 条件が別の行に指定されていれば、「または」・・・ＯＲ条件 条件が同一行に指定されていれば、「なおかつ」・・・ＡＮＤ条件　となります。 アクティブセルを表の中にしておけば、「リスト範囲」は自動的に認識されます。 検索条件範囲のテキストボックスをアクティブにし、セルB2：E4をドラッグして範囲指定します。 データベースの操作は、通常、フィールド名を含めることに留意してください。 ＯＫボタンをクリックすると、条件に合致するデータだけが表示され、その他のデータは非表示になります。 このページのTOPへ 7 アウトラインレベル２のデータのコピー 集計結果のアウトラインデータをコピー&ペーストしても、詳細データがペーストされます 可視セルだけを選択します 　こんなデータベースがあります。 　 　※メーカー名、製品名で並べ替えを済ませています。 　このデータを、「集計」機能を使って、メーカー別、製品名別に集計した結果は次のとおりです。（オートフォーマットで書式を設定しています） 　集計機能の説明ページはココ 　 このとき、行番号の左に1234の番号のボタンが出来ます。 「アウトライン」の機能です。 　この表はアウトラインレベル３を表示しています。 　アウトラインレベル２では次のようになります。 　12行目から20行目などが非表示になっていることに注目してください。 この集計結果であるセルB2からF36を、別のワークシートにコピーしたいと考えました。 普通に範囲選択し、コピー・ペーストしてみます。 うまくいきませんね。 非表示になっているセルまでコピーされてしまいます。 さあ、どーする。 目に見えているセルだけを範囲選択できればＯＫということになります。 では、やってみましょう。 　まず、セルB2からF36を範囲選択します。 　次に、メニューの「編集」−「ジャンプ」をクリックします。 　 「セル選択」ボタンをクリックします。 　 「可視セル」を選択してＯＫボタンをクリックします。 　これで、目に見えているセルだけを選択することができました。 　あとは、フツーのコピー＆ペーストです。 　コピーしたあと、たとえば、セルB38に貼り付けた結果は次のようになります。 　 　データを抽出したときなど、抽出結果だけをコピペする場合もまったく同じ操作です。 【関連商品】 　　 このページのTOPへ