お仕事に活かす・・・基礎から学ぶエクセル講座
 
 エクセルをたのしみながら身につけられるよう、日常生活に密接したシステムなどをテーマに、そのシステム作成に必要なExcel関数や、基礎的な操作について解説しています。

 

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エクセルのデータベース機能について説明しています
エクセルでは、データベース関数を使って、大量のデータを分析することも出来ますが、データベース分析のために用意されている、エクセルの機能を知っておくこともたいせつです。








1 データベースの基本

  Excelには強力なデータベース機能があります。


2 ウィンドウ枠の固定

  大きい表を見るとき、表の一部分を常に表示しておくことができます。


3 ボタンを使ったデータの並べ替え

  ボタンひとつで昇順・降順にデータを並べ替えることができます。


4 ダイヤログボックスを使った並べ替え 

  ダイヤログボックスを使うと、並べ替えの条件をいくつも指定することができます。 


5 オートフィルタでの抽出

  リストの中から、条件に合致するデータだけを抽出することができます。


6 フィルタオプションによる抽出

  複雑な条件を組み合わせて目的のデータを抽出することができます。


7 集計後のデータのコピーと貼り付け
  アウトラインレベル2の結果だけをコピー&ペースト

1 データベースの基本


Excelには強力なデータベース機能があります。

Accessなどの本格的なデータベースソフトを使わなくても、エクセルでもかなりのデータベース機能が使えます。

データベースで行う機能は、並べ替えやフィルタ(抽出)などです。

データベースとなる表をエクセルでは「リスト」と呼んでいます。

項目名は列見出しまたは「フィールド名」と呼びます。
フィールド内では同一のデータでなければなりません。たとえば、氏名の欄に住所があると、データベースとは言えません。

1行ごとのデータを「レコード」と呼びます。

Excelのワークシートの行数は65,536行ですから、扱えるデータ数は約65,000レコードと考えておくほうがいいでしょう。

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2 ウィンドウ枠の固定


大きい表を見るとき、表の一部分を常に表示しておくことができます。

データ数が多い場合や、フィールド名(項目名)が多い場合など、表の一部分しか見えず、困ることがあります。

右のデータを見たいため、右にスクロールすると、行の項目名がわからない、下のデータを見るためスクロールすると、列名がわからなくなる。
右を見たり、左に戻ったり・・・下を見たり、上に戻ったり・・・。

列名や行の項目名が固定されていて、いつでも表示されていると便利ですね。

この機能はデータベースの機能とはいえませんが、列や行、また列と行を固定することができます。

・列を固定する
 固定したい列の1つ右の列番号(A,B,C・・・)をクリックします。
 A列を常に表示したければ、列番号Bをクリックします。
 メニューの「ウィンドウ」−「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。

・行の固定
 固定したい行の1つしたの行番号(1,2,3,・・・)を クリックします。
 1行目を常に表示したければ、行番号1をクリックします。
 メニューの「ウィンドウ」−「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。

・行列の両方固定
 固定したい列・行の交点の右下セルをアクティブにして、「ウィンドウ」−「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。
 (1行目とA列を常に表示したい場合は、セルB2をアクティブにします)

・固定の解除
 ウィンドウ枠を固定している状態で、メニューの「ウィンドウ」をクリックすると、「ウィンドウ枠固定の解除」になっています。ここをクリックすると、解除することができます。

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3 ボタンによるデータの並べ替え


ボタンひとつで昇順・降順にデータを並べ替えることができます。

社員名簿があります。


この名簿は社員番号順に並んでいますが、氏名の順、年齢順、出身地順などに並べ替えたいことがあります。

ボタンでの並べ替えは、並べ替えの基準とする列をアクティブにし、昇順に並べるか、降順に並べるかでボタンを使い分けます。


必ず、基準にするフィールドのどこかをアクティブにしておきます。
範囲指定はしません。
範囲を選択すると、そのセル内だけの並べ替えとなり、データの整合性が崩れます。

同一フィールド内にカナ・英数などが混在する場合、次の優先度で順番が決められます。
 1.数値  2.アルファベット  3.カナ  4.かな  5. 漢字コード  6.日付

漢字の場合、エクセルの初期設定では漢字入力の際に、入力したかなをふりがな情報として持っており、その「かな」の五十音順で並べ替えを行います。

漢字で並べ替えを行う場合は、漢字のコード番号順となります。
おおよそ音読みの順になりますが、必ずそうなるとは限りません。

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4 ダイアログボックスによる並べ替え


ダイヤログボックスを使うと、並べ替えの条件をいくつも指定することができます。

五十音順で、年齢順で、出身地順に・・・などと、並べ替えの条件を複雑に指定したいことがあります。

この場合は、ダイアログボックスを使って並べ替えを行います。

ダイヤログボックスは、メニューの「データ」−「並べ替え」をクリックすると表示されます。


この際、アクティブセルがリストの中に無ければエラーになります。
必ず、表の中のどこかをクリックしておきます。

リスト範囲は自動的に認識され、リスト全体が範囲選択状態となります。

最優先されるフィールド名、2番目に優先されるフィールド名、3遍目に優先されるキーをそれぞれ昇順にするのか降順にするのか、指定することができます。

ダイヤログボックスの下部に、範囲の先頭行 ○タイトル行 ○データ の表示があります。
範囲指定された一番上を、並べ替えの対象にするかしないかの指定です。

オプションのボタンをクリックすると、オプションのダイアログボックスが表示されます。


「行単位」の並べ替えをするのか、「列単位」の並べ替えをするのか、また、ふりがな情報を使うのか使わないのかを指定することができます。

※ふりがな情報は、漢字変換の際、入力したかな情報を保有します。
 たとえば、小泉という文字を「しょう せん」で入力し、変換すると、かな情報は「しょう せん」になります。

※エクセルが保有している「かな情報」はメニューの「書式」−「ふりがな」−「表示/非表示」で確認することができます。
 古いバージョンにこの機能はありません。

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5 オートフィルタによる抽出


リストの中から、条件に合致するデータだけを抽出することができます。

データの抽出には、オートフィルタの機能が簡便です。

リストの中のどこかのセルをアクティブにし、メニューの「データ」−「オートフィルタ」を選択します。


リストのそれぞれのフィールド名の部分に▼ボタンが表示されます。
この▼ボタンをクリックすると、そのフィールドに入力されているデータの一覧が表示されます。
この例では、出身地を選んでいます。表示されたデータの中から目的のデータをクリックすると、該当しないデータは非表示となります。

オートフィルタの機能にはほかにも次のような機能があります。

・トップテンオートフィルタ

上位または下位から、指定した個数のデータを選び出すことができます。

・オートフィルタオプション

オプション機能を使うと、複雑な条件を指定して抽出することができます。

※フィルタモードを解除するには、メニューの「データ」−「フィルタ」−「オートフィルタ」をクリックします。

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6 フィルタオプションによるデータの抽出


複雑な条件を組み合わせて目的のデータを抽出することができます。

データの抽出は、オートフィルタ機能を使うのが簡単ですが、複雑な条件になると、オートフィルタではできないこともあります。

フィルタオプションの機能は、より複雑な条件を設定する場合に使用します。

メニューの「データ」−「フィルタ」−「フィルタオプションの設定」をクリックします。



フィルタオプション機能を使う場合は、この図のように、条件を設定する欄をあらかじめ作る必要があります。(B2:E4)

条件として指定するフィールドのみを作ればいいのですが、フィールド部分をすべてコピーするほうが、ラクですので、そのようにしてみました。

この例では年齢が40歳以上、または、出身地が千葉県である人を抽出しようとしています。

条件が別の行に指定されていれば、「または」・・・OR条件
条件が同一行に指定されていれば、「なおかつ」・・・AND条件 となります。

アクティブセルを表の中にしておけば、「リスト範囲」は自動的に認識されます。

検索条件範囲のテキストボックスをアクティブにし、セルB2:E4をドラッグして範囲指定します。
データベースの操作は、通常、フィールド名を含めることに留意してください。

OKボタンをクリックすると、条件に合致するデータだけが表示され、その他のデータは非表示になります。

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7 アウトラインレベル2のデータのコピー


集計結果のアウトラインデータをコピー&ペーストしても、詳細データがペーストされます

  • 可視セルだけを選択します

 こんなデータベースがあります。

 
 ※
メーカー名、製品名で並べ替えを済ませています。

 このデータを、「集計」機能を使って、メーカー別、製品名別に集計した結果は次のとおりです。(オートフォーマットで書式を設定しています)
 集計機能の説明ページはココ

 

このとき、行番号の左に1234の番号のボタンが出来ます。
「アウトライン」の機能です。

 この表はアウトラインレベル3を表示しています。

 アウトラインレベル2では次のようになります。

 12行目から20行目などが非表示になっていることに注目してください。



この集計結果であるセルB2からF36を、別のワークシートにコピーしたいと考えました。

普通に範囲選択し、コピー・ペーストしてみます。
うまくいきませんね。
非表示になっているセルまでコピーされてしまいます。

さあ、どーする。

目に見えているセルだけを範囲選択できればOKということになります。

では、やってみましょう。

 まず、セルB2からF36を範囲選択します。

 次に、メニューの「編集」−「ジャンプ」をクリックします。

 

「セル選択」ボタンをクリックします。

 

「可視セル」を選択してOKボタンをクリックします。

 これで、目に見えているセルだけを選択することができました。

 あとは、フツーのコピー&ペーストです。
 コピーしたあと、たとえば、セルB38に貼り付けた結果は次のようになります。

 

 データを抽出したときなど、抽出結果だけをコピペする場合もまったく同じ操作です。


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