お仕事に活かす・・・基礎から学ぶエクセル講座
 
 エクセルをたのしみながら身につけられるよう、日常生活に密接したシステムなどをテーマに、そのシステム作成に必要なExcel関数や、基礎的な操作について解説しています。

 

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エクセルの起動、基本的なデータ入力の方法について説明しています
エクセルでは数値データと文字データを厳密に区分します。
エクセルのデータ入力方法にはさまざまな便利な機能が用意されています。
エクセルの便利な機能を知っていると知らないのとでは、大きな差となってしまいます。









1 Exelの起動

  エクセルを起動すると、このような画面に・・・・


2 数値データ・文字データの入力

  数値データや文字データを入力する・・・


3 日付データの入力

  Excelでは、11/23や11-23と入力すると、日付データと判断し、「11月23日」と表示します・・・


4 長いデータの入力

  桁数の多い数値データや文字数の多い文字列データの入力・・・・・


5 データの修正

  入力中のデータや入力済みのデータを修正するには・・・・・


6 数式の入力

  エクセルでは、数式を入力して表内データの計算を行います・・・・・


7 データの移動とコピー

  文字列や数値など、コピーや移動について・・・・・


8 オートフィル機能

  コピーと同様の操作が出来たり、順番があるデータを自動で入力したり、数式を相対的にコピーしたり・・・・・


9 オートフィル機能−数値

  数値の場合、オートフィルj機能の操作が異なります。
増加する数値の自動入力・・・・・


10 ブックの保存

  Excelではファイルのことを「ブック」と呼びます。ブックの保存場所は初期設定では「My Document」ですが、変更することが出来ます・・・・・


11 相対参照と絶対参照

  オートフィル機能で式をコピーする際、セル番地を固定したい・・・・


12 効率的なデータ入力

  効率的なデータ入力をサポートしてくれる、オートコンプリート・オートコレクト機能など・・・


1 エクセルの起動


Excelを起動すると、このような画面になります・・・

このサイトでは、Excel2003 の画面表示を使用しています。



@タイトルバー  Windows共通の表示 
           プログラム名とファイル名を表示
Aメニューバー  クリックしてタスクを選びます
Bツールバー   クリックするとタスクを実行します
C作業ウィンドウ ここから作業の指示が行えます
Dセル       ひとつひとつのます目
Eアクティブセル 現在選択されているセル
F列番号     A〜IV 256列
G行番号     1〜65536行
Hシートタブ    ワークシート名
  ワークシートの初期値は3枚
  初期値は256枚まで設定可能
  ワークシートの数は257枚以上も可能

各部の設定については別ページで説明しています。

エクセルではマウスポインタの形が、場所によってさまざまに変化します。
それぞれに意味がありますので、ここでは、変化する具合を確認しておきましょう。

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2 数値データ・文字データの入力


数値データや文字データを入力する・・・


・Excelで扱う基本的なデータは、次の2種類です。

1 数値  計算の対象になります。データは初期設定で右づめで表示されます。
2 文字列  計算対象になりません。データは初期設定で左づめで表示されます。

・データはアクティブセルに入力されます。
データを入力したいセルをクリックしてアクティブにするか、キーボードの矢印キーを使って、目的のセルをアクティブにしておきます。

・数値データの入力
Excelを起動した時点では、日本語入力システムは「off」になっています。
キーボードから数字を入力し、Enterキーを叩いた時点で、セルのデータが確定します。

・半角文字データの入力
半角文字(アルファベット・半角カタカナ)はキーボードから直接入力できます。
キーボードから文字を入力し、Enterキーを叩いた時点で、セルのデータが確定します。

・全角文字データの入力
Excelは、数字やアルファベットを入力する頻度が多いので、Excelを起動した時点では、日本語入力システムは「off」になっています。
全角文字(ひらがな・漢字・全角カタカナ・全角アルファベット)を入力するには、日本語入力システムを「on」にします。

・全角文字入力の際の参考事項
漢字を入力する場合、まずひらがなを入力し、漢字に変換して目的の漢字で確定します。
漢字の確定はEnterキーを叩きますが、この時点では、文字の確定ですから、セルデータの確定のためには、もう一度Enterキーを叩く必要があります。

Enterキーを2回叩かなければならないことになります。

日本語入力システムを「on」にしたまま、数字を入力すると、同様にEnterキーを2回叩かなければなりませんから、数字のみを入力するばあいは、日本語入力システムを「off」にしたほうが、断然効率的です。

なお、数値は全角数字を入力しても、セルデータ確定後は半角数字に自動的に変換されます。
また、「001」のように、数値としては意味のない「00」も、自動的に削除され「1」と表示されます。

全角数字を入力する場合は、セルの書式設定で、あらかじめ、「文字列」に設定しておくか、数字の前に「'」(アポストロフィ:shift+7)をつけておきます。「'」はセルデータとしては表示されません。



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3 日付データの入力


Excelでは、11/23や11-23と入力すると、日付データと判断し、「11月23日」と表示します・・・

「/」(スラッシュ)や「-」(ハイフン)で区切った数字を入力すると、自動的に「11月23日」と表示され、セルデータも「2006/11/23」のように、自動的にパソコンの「年」を付加します。

年が異なる場合は「2005/11/23」のように、入力しなければなりません。
この場合は、「年月日」の文字は付加されず、「2005/11/23」のまま、セルデータとして表示します。

Excelでは「日付」や「時刻」のデータは「数値」であり、計算に使用することができます。
「シリアル値」という考え方で処理します。

シリアル値の詳細はここ

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4 長いデータの入力


桁数の多い数値データや文字数の多い文字列データの入力・・・・・



この表のセルC2には「展示会入場者分析表」という文字列が入力されています。
セルD2に何もデータが入っていないときは、きちんと表示されていたのですが、セルD2にデータが入力されると、一部分が表示されなくなりました。

文字列の場合はセルの幅をはみ出しても、表示するセルが空白の場合はきちんと表示されます。

では、データが数値の場合はどうなるでしょうか。

セルC11には「2005/11/23」という日付のデータが入力されています。
「#」は表示できる幅が足りないことを表しています。
列幅を広げることにより、データはきちんと表示されます。

文字列のように、一部分をカットしてしまえば、数値の場合は、重大な判断ミスを起こしてしまいます。
2005/11/23を入力して、セルの幅が足りないからと、2005/11/2と表示してしまうと、重大な誤りが起きてしまいます。
ですから、いっそのこと、セルのすべてをエラー表示にしてしまえ、というわけです。

では、セルD11の「1E+08」はなんでしょうか。
数式バーを見ると、セルD11には「123456789」と入力されていることが分かります。
「1E+08」は1×10の8乗を意味しています。

セルの幅が足りないため、概算表示にしてしまったわけです。

C列およびD列の幅を広げれば、正しいデータが表示されます。

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5 データの修正


入力中のデータや入力済みのデータを修正するには・・・・・


入力中のデータはキーボードの矢印キー(←→)を使ってカーソルを移動し、DeleteキーやBackSpaceキーを使って誤った文字を消して、正しい文字を入力します。

※入力モードのとき、矢印キーはセルの移動となりますので、この場合はマウスを使います。編集モードでは、矢印キーはカーソルの移動となります。

セルデータ確定後の修正

・上書き修正
修正したいセルをクリックしてアクティブにし、正しいデータを入力すると、上書きされ、正しいデータに置き換わります。

※誤ったデータを、わざわざ消去する必要はありません。

・部分修正
修正したいセルをクリックしてアクティブにし、キーボードの F2 キーを押すと、カーソルが表示されます。カーソルを目的の場所に移動して修正します。
あるいは、数式バーをクリックすると、カーソルが表示されますので、同様に正しいデータに修正します。
マウスを使う場合は、目的のセルをダブルクリックすると、編集状態にすることが出来ます。

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6 数式の入力


エクセルでは、数式を入力して表内データの計算を行います・・・・・

 
Excelでは数式の頭に「=」(イコール)を入力します。
※+(プラス)または-(マイナス)記号から始めても、数式と判断されます。

エクセルで使用できる演算記号
 記号  読み方    目的   数式例
  +   プラス     足し算  =2+3
  -   マイナス    引き算  =3-2
  *   アスタリスク  掛け算  =3*2
  /   スラッシュ   割り算  =3/2
  ^   ハットマーク  べき乗  =3^2 (3の2乗)

数式は答を表示したいセルに入力します。
下の例では一般入場者の縦計を出したいので、セルD7に数式を入力します。

Enterキーを叩いて、数式を確定すると、セルD8には結果の358が表示されます。
数式の内容は、数式バーで確認できます。

実は、Excelでは通常、このような式は作りません。
セル番地を参照した式を作るのが一般的です。

セル番地はキーボードから入力してもいいのですが、そのセルをマウスでクリックすると、セル番地が式の中に入ります。+や-などの演算記号はキーボードから入力します。

なぜ、セル番地を入れるのか?
セルD5のデータを130に変更してみましょう。
数式に数値を指定した場合は、答は変わりません。数式を変更していませんから、答が変わらないのは当然です。

ではセル参照で式を作った場合はどうなるでしょうか。
セルの値を使用しますから、セルのデータが変われば、答も変わります。

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7 データの移動とコピー


文字列や数値など、コピーや移動について・・・・・


セルデータの移動やコピーについて説明します。

Windowsでは「切り取り」して、目的の場所に貼り付けると「移動」
「コピー」して、貼り付けると「コピー」になります。

エクセルでは、マウスだけで移動やコピーが出来ますので、その方法を説明します。

・セルデータの移動
移動元のセルをアクティブにします。
セルは太線で囲まれます。
この太線にマウスポインタを合わせると、白抜き矢印に十文字の矢印が表示されます。
この状態で、マウスを移動先のセルまでドラッグします。

・セルデータのコピー
上記移動の操作に加え、キーボードのCtrlキーを押したままの状態にすると、白抜き矢印に+がついたマウスカーソルに変わり、目的のセルまでドラッグすると、コピーとなります。

※もちろん普通のカット&ペーストやコピー&ペーストも使えます。

厳密に言えば、コピーの機能ではありませんが、「オートフィル」という便利な機能があります。
別ページで説明しています。エクセルではよく使う機能です。
    
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8 オートフィル機能


コピーと同様の操作が出来たり、順番があるデータを自動で入力したり、数式を相対的にコピーしたり・・・・・

 


Windowsのコピー&ペーストよりも簡単なコピー操作や、順番どおりのデータ入力などにはこの機能を使います。



セルC5に「11月23日」と入力し、11月24日、11月25日・・・と入力したい場合、「11月23日」と入力して、セルデータを確定した後、あらためて、そのセルをアクティブにすると、太線で囲まれた右下隅に小さな■があります。この■にマウスポインタを重ねると、太字のに変わります。
C6、C7とドラッグすることにより、11月24日、11月25日と入力することが出来ます。
11月30日の次はきちんと12月1日になります。

干支でも、睦月・如月・・・でも、何か一つを入力して右下隅をドラッグすることで、連続データを入力することが出来ます。

この機能を使うことが出来るデータは、「ツール」−「オプション」−「ユーザー設定リスト」で確認することができます。
このリストに新たに自分でリストを追加することもできます。

このオートフィル機能で、数式をコピーすることも出来ます。
数式のコピーは、数式の作成ページで説明しています。

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9 オートフィル機能−数値


数値の場合、オートフィルj機能の操作が異なります。
増加する数値の自動入力・・・・・


次のような表があります。



セルB5〜B7に1002〜1004と入力したい場合、セルB4をクリックしてアクティブにし、セルの右下隅の小さな■をセルB7までドラッグしても、入力される数値はすべて「1001」となります。

セルB4のデータが「文字列」の場合は、1002〜1004になりますが、「数値」の場合はセルデータのコピーとなってしまいます。



その際、最下段セル(C7)の右下に「オートフィルオプション」が表示されます。

このボタンをクリックし、「連続データ」を選択すると、1002〜1004の連続数値を入力することが出来ます。

※「オートフィルオプション」は、Excel2003から加えられた機能です。
以前のバージョンでは、1001と1002を入力し、この二つのセルを範囲選択して、右下の■をドラッグしていました。

<strong>数式のオートフィル</strong>
セルG4に大泉さんの合計を計算する式「=D4+E4+F4」を入力してください。
セルデータを確定して、答が275になることを確認してください。

あらためて、セルG4をアクティブにし、右下の■をセルG7まで、ドラッグします。
255,225,265と、それぞれの合計が算出されます。

堀江さんの合計である、セルG5の数式を数式バーで確認してください。
=D5+E5+F5 となっています。

マウスで1行下にドラッグしたのだから、行番号も1つ増えたというわけです。
相対的なセル参照です。エクセルでは<strong>「相対参照」</strong>と言っています。

番号と合計欄が完成しました。



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10 ブックの保存


Excelではファイルのことを「ブック」と呼びます。ブックの保存場所は初期設定では「My Document」ですが、変更することが出来ます・・・・・

 


Excelでは1ページを「ワークシート」、それをひとまとめにした全体のファイルのことを「ブック」と呼びます。

新たに作ったブックは「ファイル」−「名前をつけて保存」で、保存場所を指定して保存します。

「上書き保存」をすると、前のブックは削除され、現在のブックだけが保存されます。

エクセルでは(Wordでもそうですが)、ブックの保存場所の初期設定は、「My Document」です。

いつもデータファイルは「D」ドライブに保存するという場合、その都度、保存場所を変更するのは面倒です。

「ツール」−「オプション」−「全般」タブのカレントフォルダ名に入力されている文字を削除し、「D:¥」(半角で)と入力して「OK」
こうすると、次回から、保存場所として最初にDドライブが指定されます。

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11 相対参照と絶対参照


オートフィル機能で式をコピーする際、セル番地を固定したい・・・・・

 


・セルの相対参照



この表でセルG4には =D4+E4+F4 の式が作成されています。
この式を、下方向にセルG7までオートフィル機能を使ってコピーすると、行番号は自動的に5、6、7と変化してくれます。
たいへん便利な機能です。

ところが、次のケースではどうでしょうか。



セル D7 アメリカ西海岸7日間の円換算料金の式は
  =C7*C4 で、答は230,000円となります。
この式をセルD9までオートフィル機能を使ってコピーすると、とんでもない結果になってしまいます。

それぞれのセルの数式を確認すると、いつも同じセルであるべきセルC4のセル番地が、5、6と増えているのがわかります。これが「相対参照」です。

都合がよく、便利な場合もあるのですが、このケースでは、セルC4は、いつでもC4でなければなりません。

・セルの絶対参照
セル番地C4を固定したい場合は次のように操作します。

 =C7*C4 という式を作ると、カーソルがC4の右で点滅しています。
その際、キーボードのF4キーを叩きます。
 =C7*$C$4 となります。
この式をセルG7までコピーします。



どのセルを見ても、$C$4は変わらず、固定されているのがわかります。

これが、セルの「絶対参照」です。

※$マークは、F4キーを叩くたびに、$の位置が変わります。
 列番号を固定するか、行番号を固定するか、あるいは列・行とも固定するかを指定できるわけです。
 行または列のみを固定する方式を「複合参照」といいます。

 絶対参照の機能について、理解を深めていただくため、「面白エクセル」カテゴリに「九九の表」を用意しました。チャレンジしてみてください。

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12 効率的なデータ入力


効率的なデータ入力をサポートしてくれる、オートコンプリート・オートコレクト機能など・・・

 


データ入力をサポートしてくれるいくつかの機能があります。

・書式と数式の自動適用

表の最終行にデータを付け加えることはよくある作業です。

この際、上の行の書式や数式を自動的に補完してくれる機能があります。

式をコピーしたり、背景や文字サイズの書式を付け加える必要がありません。

・オートコンプリート

表の最終行にデータを付け加える場合など、1文字入力を始めると、同じ列内にあるデータの同じ読みのデータをヒントとして表示してくれます。それでよければ、Enterキーをたたくだけで、データ入力が完了します。
ヒントと違うデータの場合は、ヒントを無視して入力を続けます。
また、1文字だけで判別がつかない場合、数文字入力してから表示されます。

・リストからの選択

データを追加入力する場合、そのセルでマウスの右クリックで表示されるメニューから「ドロップダウンリストから選択」をクリックすると、その列に入力されているデータの一覧を表示することができます。その一覧から選ぶだけでデータを入力することができます。

・オートコレクト

英単語のスペルなどを間違えて入力すると、自動的に修正してくれます。
たとえば、「NEW」を「NWE」と入力すると、自動的に「NEW」に訂正されます。

しかし、「NWE」と入力したい場合もあり得るわけです。

どこでその機能が設定されているのかを確認しましょう。

「ツール」−「オートコレクトのオプション」−「オートコレクト」タブ−「入力中に自動修正する」のチェックを外して□にします。

その他のオートコレクト機能やオートフォーマット機能についてもこのダイアログボックスで確認することができます。


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